今回は、中小企業が クラウドERPを始める際に気をつけること について記事を書いていく。気をつける部分はいくつかあり、それはERPを理解すること、自社で足りない業務システムを把握すること、価格、ERPの特徴・得意・不得意部分を理解する。このあたりがクラウドERPを選びぶにあたり必要になるので参考にしてもらえればと思う。
クラウドERPを理解する
まずはクラウド、ERPといったそれぞれの言葉を理解してもらう必要がある。
クラウドとは
クラウド化というのは、最近よく耳にすることが多いのでご存じの人が多いかと思うが、インターネット上にシステムを置き、どこからでも、どのデバイスでもアクセス出来るようになったことだ。今ほとんどのシステムがクラウド化になってきたので、スマホで操作できることなど当たり前と感じている人が多いと思うが、ほんの10年前から流行り出した言葉、システムになる。
ERPとは
ERPとはいわば、基幹システムのことである。社内で使っている業務システムを一元管理し、一つの社内システムとして利用している業務システムの通称である。 そのため、基幹システムという言葉を利用される場合も多いが、今はERPときう単語が一般的になってきたので、基幹システムをERPと表現される方が増えてきている。
クラウドERPとは
この二つの言葉をとって、今一般的になってきたことばクラウドERPである。これまで基幹システムは、オンプレミス型といって、社内にサーバーシステムを構築し、社内の一定の場所、パソコンからでしかアクセスできなかったものを、クラウド化することによって、業務効率を劇的に改善することができるようになった基幹システムをクラウドERPと呼んでいる。今後も基幹システムについてはクラウド化が主流になることは間違いないのでクラウドＥＲＰという単語を覚えておいてほしい。
自社でリソースが不足している部署を把握
クラウドERPは社内の業務システムとしては大変優れているのですが、そもそも導入が本当に必要なのかを見定めることも重要になる。それはなぜかというと、ERPは業務システムを一元化するシステムなのだが、製品によって、得意分野がわかれているからだ。その為、ERPを入れれば全てが解決するというわけではない。結局たち内部分を既存のシステムと連携したり、そもそも仕様が合わないなんてことも多くある。そういったミスマッチを防ぐために社内のリソースの把握をしないといけないわけだ。
例えば、会計システムはすぐれていて、事務の人員は残業もほぼなく、毎月業務も問題なくこなせているのであれば、今のシステムのままで良い。しかし、別部署、例えば、仕入れ業務などの在庫管理をしている部署はどうであろうか？ 例えば、仕入れ商品が仕入れ先の通貨計算になっていて、為替をして、社内の在庫管理システムに入力してたり、そのシステムからさらに販売管理システムと連携ができていないく、CSVで連携をしていたりして、その部署の人間の残業が多くなっていたりしていないだろうか。このようにまずは、残業が多い、そもそも従業員が多い部署をチェックして、どこがボトルネックになっているか確認する必要がある。このような問題がある場合の多くは、システムのミスマッチ、アナログ管理などが原因とされているので、ここをERPなどで補えば、人件費をとても抑えれることになり、業務レベルもアップするので、ERP導入はおすすめだ。
ERPの得意・不得意
これは、ERPという定義が、各製品会社で統一されている訳ではないので、導入する前に仕様をよく確認しないといけない。 例えば、ERPと謳っていても、導入すると、会計システムのことばかりで、在庫管理、販売管理はカスタマイズが必要であったり、そもそも使えないものがあったりする。さらに、外部システムとの連携も、ＡＰＩで出来ないため、結局手作業で行う作業が発生したり、根本の業務効率の改善に繋がらない場合が多いのだ。そのため、導入する前には、必ず複数社のERPを並べて、自社が足りない部分をどう補足してくれるかの判断、見極めが重要になってくる。外部のシステムコンサルタントを入れるというのも手だが、一番は現場を担当している社員を交えた打合せを何度も繰り返し、不明確な部分を潰していくという工程を踏むことが一番良いと考えられる。
まとめ
いかがだっただろうか。今回は中小企業が、クラウドERPを始める際に気をつけることについて書いてみたのだが、是非参考にしてもらい、導入に役立ててほしいと思う。私の経験から、これまで多くのERP乗り換えの相談をうけたのだが、いずれも、初期の段階でミスマッチが起こっているのだが、それに気が付かず、システム会社に強引に導入まで持っていかれたパターンが多いと感じている。
今は比較サイトや、それぞれの製品ページで資料のダウンロードも出来るので、まずは読み解き、社内の意見を聞いた上で慎重に導入に向けて動き出されることをおすすめしている
