今回は 卸売業 A社にクラウドERP を導入した際の経験を記事にしてみた
私は ERP システムの開発に携わってかなりの年数になる。今では一人で仕事を請け負ったり、企業に派遣されＳＥとして勤務したり様々だ。その中で未だにメジャーになりきれていないERPについて、私見やこれまでの経験、これからの開発の展望などをこのブログで述べていきたいとかんがえている
会社情報と クラウドERP 導入背景
卸売業のA社は創業50年の地域に根ざした中堅企業。2011年からO社が開発した中小企業向けの基幹システムを利用している。サーバOSのサポートが終了するに伴い、弊社の基幹システムに刷新しクラウド型ERP化を検討いただくことになる。
基幹システム内訳
生産管理・販売管理:システム業者のスクラッチ開発(クライアントライセンス:3)
給与:B社の給与管理ソフト(クライアントライセンス:1)
人事:B社の人事管理ソフト(クライアントライセンス:1)
会計:C社の会計処理ソフト(クライアントライセンス:1)
これまで利用していた基幹システム・ERP の課題
生産管理、販売管理、給与、人事、会計それぞれの基幹システムが連携しておらず業務効率が悪い
受注はFAXや電話による対応で膨大なデータ入力に費やされ、事務員の負担が大きい。
今まで生産性の計算をエクセルにて手動で管理していたが自動化したい。
基幹システムにデータのエクスポート機能がなく、その都度業者に有償対応で依頼していた。
現行の基幹システムはオリジナル帳票の作成などカスタマイズするのも時間がかかる上に費用も高かったため、役員から今の業者に対して不満の声が続出。
社内のパソコンがランサムウェアに感染した時、基幹システムのデータ救出を今の業者にお願いしたがセキュリティの協力業者が休みのため土日は対応できないと断られた。
基幹システムの画面の文字が小さく見えづらく、操作性も悪いという声があった。基幹システムの担当営業に改善を求めてもはっきりとした回答が得られず。
ERP 導入後の改善点
弊社の中小企業向けERP化で生産管理、販売管理、給与、人事、会計の各基幹システムを連携
今までは各基幹システムが連携しておらず、業務効率が悪いという問題点があった。販売管理システムから仕訳データを取り込んで会計処理を行いたい。またランニングコストの安いソフトに入れ替えたいというご要望で、新たに会計処理システムを提案。中小企業向けクラウドERPの販売基幹システムから仕訳データをエクスポートし、会計処理システムに取り込めるよう設定を行った。
受注処理を紙からwebへ
これまでは顧客からFAXもしくは電話にて受注し、基幹システムへ受注データを手入力していた。事務員3人で一人平均2時間かかっていて、五十日においては1.5倍の作業時間。しかも3人になったのもつい最近、それまではたった一人の従業員がほぼ1日かかりきりで対応していた。今回、ERP化してweb上で顧客が入力することにより、入力作業を大幅に削減することが可能になる。
弊社の中小企業向けERPで生産性の管理も自動化へ
基幹システム上で生産性を管理したいとのことで、給与システムから従業員ごとの労働時間を取り込み、売り上げ額とで割り出すようプログラムを組み込んだ。
エクスポート機能は標準搭載
今までの基幹システムはデータやマスタのエクスポートもできず、集計管理や管理資料の出力など自分のやりたいことをできなかったのが、弊社の中小企業向けERP（基幹システム）への刷新によってそれが可能に。
オリジナル帳票の作成も標準搭載
弊社の中小企業向けERP（基幹システム）ではオリジナル帳票の作成機能も標準で実装されるため、その点のカスタマイズが不要になった。また、それ以外のカスタマイズに関してもあらかじめ価格帯をお伝えすることでお客様に安心感を与えることができた。
セキュリティも ERP も窓口を一本化
基幹システムをERP化するとともにセキュリティも強化したいということでUTMの提案も依頼。セキュリティ面でもお任せいただくことに。弊社も基本的には土日祝日はサポート外だが、一応担当者の携帯電話番号をお伝えした(状況によってはリモート対応する)
今の基幹システム・ ERP 画面の文字が小さく使いづらい
これまでは画面の文字が小さい上に操作性も悪く、その点を担当営業に伝えても解決策を提案してくれなかった。今回提案するERP化した基幹システムはあらかじめデモを行い、その文字の大きさと使いやすさに大変な評価をいただきました。さらに業務効率が上がるよう、デュアルディスプレイを提案した。
最後に
今回の基幹システムのERP化で大幅な省力化が見込めることになるがERP化することで新たに増える対応もある。 一部の顧客について、顧客側の商品コードと自社の商品コードの変換マスタをメンテナンスする必要がある。毎日商品コードが5件前後新規で発生しており、メンテナンスする時間が取っていただく(作業時間としては1日あたり20分程度のため、負担としては軽微なものとなる) また、新システムのため、当然ながら新基幹システム(ERP)に慣れるまではしばらくかかることが想定されるため、サポート係には十分なフォローを行うよう指示した。 今回のERP化に伴い、基幹システム用の端末が4つしかなかったため、給与処理や会計処理で入力作業がバッティングすることもしばしばあるとのこと。デスクトップパソコンを2台増設とクライアントライセンスの提案を行った。
