今回はアナログ管理で社内の業務からシステム管理へするとどれだけメリットがあるのかを感じて頂きたいと思い記事にしてみた。アナログ管理というのは、エクセルを用いた管理方法も含まれる。ようは○○システムといったものが社内に導入されていない場合を対象とする。もし一つでも該当するものがあれば是非参考にしていただきたい。 中小企業向けの内容となっている。
アナログ管理のデメリット 3選
アナログ管理は多くのデメリットが発生してしまうため、業務管理方法としては望ましくない。もちろん会社の事業内容、社員のITリテラシー、システム導入する予算など、様々な要因があるため日本の全中小企業がシステム化になるというのは難しい話である。それでもほとんどの企業がアナログ管理だとデメリットがある為、システム化をしているわけだ。何点か紹介しよう。
紙が増える
まず、システム管理していないと紙が増える。印刷代がかかる。といった部分がデメリットになる。さらに紙で、なんでもかんでも保管すると場所もとる、整理整頓も大変、書類を探し出すのに時間がかかる、紛失する。といった問題点が多い。
データの管理が大変
完全に手書きの紙だけではない場合は、エクセル管理をされている企業が多い。こちらもあくまでもパソコンに保存しているデータを管理しているだけなので、社内の人間と共有することが難しい。もちろん保存したデータをメールで送ったり、共同作業の権限を渡せば、共有自体は出来るのだが常に誰かが上書きしてしまうと、共有先のデータの更新が追い付いていない場合があったりするわけだ。その為、エクセルでの管理は少し難しく、可能であればGoogleスプレッドシートなどを活用される方が良いのかと思う。
PDCAが回すのが面倒
PDCAは事業を成長させるために、取り組まないといけないがアナログ管理の場合、過去データを振り返るのが、物理的に邪魔くさいという問題が出てくる。エクセルで数式を組んだものであれば、まだ前月比、昨年比などの数字を見比べて、事業の状況がわかるのだが、紙であると見比べるとなると、過去のファイルを探し出し、またプリントアウトして、数字を見ていくという作業になる。この時点で面倒な作業になってしまうため時間もかかる。そもそも振り返りを大事にしている中小企業であればデータ化をしているであろう。
アナログ管理からの脱却
では、事業を成長させていくために、出来る限り業務をシステム化にして業務効率を図り、PDCAを回していくとなった場合、アナログ管理からの脱却を行うことになる。いくつか方法はあるが今回に限っては業務システムを使うという部分にフォーカスをあてて説明していきたい。
システム選び
まず重要になってくるのはシステム選びだ。こちらのブログでも紹介している通り、業務システムについてはバラバラに導入するのではなく、一つのシステムで全ての業務システムをサポートするような仕様のシステムが望ましい。その為まずは中小企業向けクラウドERP・基幹システムを選んで頂く。
ERPには様々な業務システム機能が一括で管理出来る便利な業務システムなのだが、今までアナログ管理だったところに、いきなり高性能なシステムを導入して良いのかと、不安に感じる人もいるだろう。しかしなながら、クラウドERPとは大変優秀であり、必要なものを自分でアドオンしていく製品や、そもそもカスタマイズなく、オールインワンとして利用出来る(利用しない機能でも無料で、おいておける)ものがあったりするので、安心して利用が出来る。
従業員に意図を説明
これまでアナログ管理だった従業員には、導入前に、なぜシステムをいれるのかという趣旨をきちんと伝えるべきである。なぜなら理解をしてもらないとせっかく入れたシステムをろくに勉強もせず、使いにくからエクセルでやる。という具合になってしまうからだ。会社の成長や、業務効率をあげるためなどいくつも理由があるので該当する内容をきちんと周知し、導入を行うことをオススメする。
結果、従業員から、喜ばれることがほとんどであるので安心してもらえればと思う。
費用はケチらない
システムはもちろん費用がかかるものである。これまで紙代、インク代くらいしかかからなかったのに急に月額5万円がかかったりする。しかしよく考えて頂きたい。その５万で、会社の成長に繋がり、従業員のデータ管理が楽になったり、電子法改正にも対応したりと考えるとどうだろうか。月額5万円以上の費用対効果が見込めるのではなだろうか。実際にクラウドＥＲＰを導入した企業は8割以上が継続して利用を続けている。ようはアナログ管理をするよりもメリットを感じたという企業が多いことが数字となって出ているのではないだろうか。
さいごに
いかがだっただろうか。今回の内容をみて、業務管理をアナログからシステムへと移行する参考になっていただいただろうか。１日１日、データというのは詰みあがっていくため、検討している中小企業の方がいるのであれば、すぐにでも導入に向けてご検討頂きたい。
